Preguntas frecuentes
¿Por qué se eligió SAEKO y no otra plataforma?
Porque ofrece el mejor equilibrio entre cobertura funcional, capacidad de integración, viabilidad de implementación y sostenibilidad económica para la Universidad. La decisión no se basó en una comparación aislada de funcionalidades, sino en la capacidad de la plataforma para soportar los procesos reales de la Universidad hoy y permitir su evolución futura con riesgos controlados.
¿Se consideraron los aportes de las facultades y áreas?
Sí. Los aportes levantados durante el proceso fueron insumos reales y relevantes para comprender necesidades, brechas y particularidades institucionales.
No obstante, es importante aclarar que la participación tuvo un carácter consultivo, y que la decisión final correspondió a la autoridad institucional, integrando variables adicionales como sostenibilidad, riesgos, costos totales y gobernanza, que no siempre están presentes en las instancias técnicas o funcionales.
¿Qué pasa con los procesos que SAEKO no cubre de forma nativa?
La plataforma cuenta con mecanismos de flexibilidad que permiten desarrollar procesos específicos que hoy son indispensables para la Universidad. El criterio institucional es priorizar lo nativo y utilizar desarrollos solo cuando sea estrictamente necesario, evitando customizaciones excesivas que generen dependencia tecnológica o riesgos operativos a futuro.
¿Esto significa que tendremos que cambiar todos nuestros procesos?
No. La implementación se realizará bajo un principio de adaptación responsable. Habrá procesos que se ajusten para alinearse con buenas prácticas del sistema, y otros que se mantendrán con adaptaciones específicas. El objetivo no es imponer un modelo externo, sino mejorar progresivamente la gestión académica y administrativa, sin poner en riesgo la operación.
¿Qué rol tendrán las facultades y direcciones en la implementación?
Un rol clave. Las facultades y direcciones participarán en el levantamiento fino de procesos, las validaciones funcionales, las pruebas y en los procesos de capacitación. La implementación será tanto tecnológica como organizacional, y requerirá liderazgo activo de decanos y directores para acompañar a sus equipos.
¿Qué pasa si durante la implementación aparecen nuevas necesidades?
El modelo de trabajo contempla espacios de ajuste y mejora continua. No todo se resolverá en una primera etapa. Lo importante es partir de una base sólida y construir mejoras de manera ordenada, priorizada y sostenible.
¿Este sistema resolverá todos los problemas actuales?
No. El SIS es una herramienta habilitante, no una solución mágica. La mejora real dependerá también de la calidad de los procesos, la disciplina operativa, el compromiso de los equipos y la gestión del cambio.
¿Este cambio afectará las actividades académicas o cambiará completamente nuestra forma de trabajar?
No. La implementación está planificada para asegurar continuidad total en los servicios académicos y administrativos. El objetivo no es transformar radicalmente la forma de trabajar, sino mejorar procesos existentes: simplificar tareas que hoy requieren esfuerzo manual, reducir pasos innecesarios y hacer que la información fluya mejor entre áreas. Los cambios se irán incorporando de forma gradual, con acompañamiento y capacitación en cada etapa.
¿El sistema cambiará completamente nuestra forma de trabajar?
El objetivo es mejorar procesos existentes, haciendo más simples tareas que hoy requieren esfuerzo manual.
¿Habrá capacitación? ¿A quién puedo acudir si tengo dudas?
Sí. Todos los equipos recibirán sesiones de preparación prácticas antes de que el sistema entre en operación. La capacitación estará enfocada en el rol de cada persona, para que cada quien aprenda lo que necesita para su trabajo diario. Además, el proyecto contará con canales abiertos de comunicación para resolver dudas durante todo el proceso.
¿Cuáles son los factores de éxito del proyecto?
La participación activa de líderes funcionales en talleres y validaciones. La toma de decisiones oportuna por parte del Comité Ejecutivo. La dedicación de tiempo del equipo UVAQ al proyecto. La comunicación institucional efectiva (gestión del cambio). El cierre limpio del periodo en el sistema actual (junio) y la funcionalidad nativa del producto que significa adaptarse al sistema antes de pedir desarrollos.
¿Cuáles son los principales riesgos en cualquier proyecto de esta naturaleza y cómo se están previniendo?
Como en todo proyecto de esta magnitud, existen desafíos que el equipo está gestionando activamente. La complejidad de atender múltiples niveles educativos y modalidades se aborda con talleres dedicados. La preparación de los datos para la migración se trabaja con una estrategia en dos etapas para asegurar calidad. La adaptación de los equipos se acompaña con un plan de gestión del cambio desde el inicio. Y la continuidad operativa está protegida con un plan de contingencia que permite extender el sistema actual si fuera necesario.