El proyecto se desarrollará en distintas etapas a lo largo de 2026

Cada una tiene como objetivo preparar cuidadosamente la siguiente, asegurando una transición ordenada.

El arranque del nuevo sistema está previsto para el inicio del ciclo académico de agosto de 2026

Visión General del Proyecto

6 Meses de implementación - Febrero a Agosto 2026

Hitos del proyecto

19 Febrero

Kickoff + Taller de Descubrimiento

Marzo

Inicio configuración y migración

Junio

Cierre periodo en sistema legado

Mayo

UAT aprobado y capacitación completada

3 Agosto

Go-Live — Inicio de clases

Las etapas de Migración e Integraciones se ejecutan en paralelo con Configuración. La Gestión del Cambio es transversal a todo el proyecto.
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Etapa 1: Descubrimiento

Febrero - Marzo 2026

Actividades
  • Taller presencial de procesos (19-24 Feb)
  • Entendimiento detallado de procesos por área
  • Análisis de brechas funcionales (GAP)
  • Definición de configuración baseline de Saeko
  • Documentación de reglas de negocio por nivel
  • Mapeo de datos para migración
Entregables
  • Documento de levantamiento de procesos
  • Matriz de brechas y decisiones pendientes
  • Plan de configuración aprobado
  • Planillas de migración (mapeo de datos)
  • Registro de decisiones institucionales
  • Plan de integraciones detallado

Participantes: Líderes funcionales UVAQ + ConsultoresSaeko + EquipoDoctums

Etapa 2: Configuración del sistema

Marzo - Mayo 2026

Academia
  • Planes de estudio por nivel
  • Asignaturas
  • Ciclos escolares
  • Escalas de calificación
  • Docentes
  • Reglas de evaluación
  • Aulas y horarios
Escolares
  • Admisión
  • Expediente del alumno
  • Inscripciones y reinscripciones
  • Becas y descuentos
  • Portal del alumno
  • Titulación y certificación
  • Documentos oficiales
  • Consecutivo de matricula
Finanzas
  • Conceptos de pago
  • Planes de pago
  • Reglas de recargos
  • Facturación electrónica (CFDI)
  • Conciliación Bancaria

Enfoque baseline-first: Se configura la funcionalidad estándar de Saeko. Solo se evalúan desarrollos cuando: (1) impactan al cumplimiento regulatorio, (2) afectan un proceso crítico sin alternativa, o (3) tienen alto ROI para la institución.

Etapa 3: Migración e Integraciones

Marzo - Junio 2026 (en paralelo con configuración)

Migración de datos
  • Migración de alumnos activos
  • Planes de estudio y mallas curriculares
  • Historiales académicos
  • Saldos financieros
  • Cierre de periodo en SIIUVAQ (última semana de junio) → migración de notas finales y saldos cerradosde reglas de negocio por nivel
  • Migración de alumnos no-activos (histórico), post-golive
Integraciones contratadas
  • Canvas LMS
    Sincronización de cursos, calificaciones y usuarios
  • COI-NOI (Aspel)
    Contabilidad y nómina
  • Zoho CRM
    Flujo de prospectos y admisión
  • Pasarela de pagos bancaria
    Pagos en línea, facturación de CFDI
  • Emisión de documentos
    CFDI, certificados y títulos electrónicos

Estrategia: Cerrar el periodo de pregrado en SIIUVAQ (última semana de junio) y migrar saldos y notas cerradas a Saeko antes del go-live.

Etapa 4: Pruebas y Capacitación

Mayo - Julio 2026

Pruebas de Aceptación (UAT)
  • Pruebas funcionales por módulo
  • Pruebas integrales de procesos end-to-end
  • Validación de migración de datos
  • Pruebas de integraciones
  • Corrección de defectos y re-testing
Capacitación
  • Capacitación remota a líderes funcionales (visita presencial de Saeko)
  • Capacitación a usuarios finales (train the trainer)
  • Manuales y guías de referencia rápida
  • Simulacros de operación en producción

Gestión del Cambio (transversal a todo el proyecto): Comunicación institucional, acompañamiento a equipos, resolución de resistencias, documentación de procesos nuevos.

Etapa 5: Go-Live y Estabilización

Agosto 2026 - Inicio de clases: 3 de agosto

Criterios de Go-Live
  • UAT aprobado por líderes funcionales
  • Migración de datos validada y completa
  • Integraciones funcionando en producción
  • Capacitación completada
  • Plan de contingencia documentado
  • Aprobación del Comité Ejecutivo
  • 3ra visita presencial de Saeko
Estabilización Post Go-Live
  • Soporte intensivo primeras 2-4 semanas
  • Monitoreo de incidencias y tiempos SLA
  • Ajustes de configuración post-producción
  • Transición a soporte regular de Saeko
  • Firma de acta de cierre del proyecto

GO-LIVE:  3 DE AGOSTO 2026